Transformation
Zwei Schritte, eine klare Reihenfolge.
Prozessdigitalisierung schafft die Grundlage für Prozessautomatisierung. Ein Geschäftsprozess ist eine wiederholbare Abfolge von Schritten: Eine Anfrage kommt herein, wird geprüft, freigegeben und abgelegt. In vielen Unternehmen wechselt sie dabei zwischen Papier, Excel, E-Mail und Drucker. An jedem dieser Medienbrüche müssen Informationen neu erfasst werden. Das kostet Zeit und erhöht das Risiko, dass Daten verloren gehen oder unbemerkt verändert werden.
Digitalisierung
Geschäftsprozesse digitalisieren heißt, diese Medienbrüche zu beseitigen und den gesamten Ablauf in einem zentralen System abzubilden. Status, Zuständigkeiten und Entscheidungen liegen nicht länger in einzelnen Postfächern oder Köpfen. Sie sind aktuell, transparent und nachvollziehbar.
Automatisierung
Die Prozessautomatisierung baut darauf auf. Sobald ein Prozess digital abgebildet ist, können geeignete Schritte ohne menschliches Zutun ablaufen, zum Beispiel Daten übertragen, Freigaben anstoßen oder Dokumente erstellen. Die Digitalisierung macht den Ablauf nachvollziehbar; die Automatisierung reduziert anschließend manuelle Arbeit.
Potenziale im Arbeitsalltag erkennen
Besonders geeignet sind wiederkehrende Abläufe mit klaren Regeln, manuellen Übergaben zwischen Werkzeugen, doppelter Dateneingabe oder vielen Beteiligten. Häufige Rückfragen, unklare Zuständigkeiten und fehlende Statusinformationen sind weitere Anzeichen dafür, dass ein digitaler Prozess messbaren Nutzen schaffen kann.
Anfragen zentral erfassen, Zuständigkeiten zuweisen und den Bearbeitungsstand vom Eingang bis zum Abschluss transparent halten.
Entscheidungen an die richtigen Personen leiten, Rückmeldungen erfassen und Freigaben ohne E-Mail-Ketten nachvollziehbar machen.
Dokumente einheitlich erfassen, erforderliche Angaben prüfen und freigegebene Daten ohne erneute Eingabe übertragen.
Anfragen, Kontext, Fristen und Kommunikation zusammenführen, damit Teams verlässlich reagieren können.
ERP, CRM, Dokumentenmanagement und Fachsysteme verbinden, damit Informationen konsistent bleiben.
Mobilen Zugriff auf Aufgaben, Checklisten, Nachweise und Statusmeldungen ermöglichen, wo immer die Arbeit stattfindet.
Von der Prozessanalyse zum verlässlichen Betrieb
Ein digitaler Workflow ist nur nachhaltig, wenn er zu den beteiligten Menschen, Daten und Systemen passt. Deshalb stehen Prozessanalyse, Vereinfachung und frühe Tests vor einer umfassenden Automatisierung.
Gemeinsam mit den Beteiligten erfassen wir Schritte, Rollen, Datenflüsse, Systeme, Ausnahmen und manuelle Übergaben zwischen Werkzeugen.
Wir entfernen unnötige Übergaben, klären Zuständigkeiten und priorisieren den Ablauf mit dem größten Nutzen.
Status, Regeln, Berechtigungen, Daten, Entscheidungen und Ausnahmefälle werden in einem klaren Prozessmodell abgebildet.
Wir entwickeln eine fokussierte erste Version, binden die notwendigen Systeme an und machen den Workflow im Arbeitsalltag nutzbar.
Nach Tests mit echten Nutzer:innen verbessern wir den Prozess und automatisieren stabile Schritte dort, wo sie messbaren Nutzen schaffen.
Digitale Workflows über Systemgrenzen hinweg
Digitale Prozesse müssen nicht in einem neuen Inselsystem abgebildet werden. Wir verbinden ERP, CRM, Dokumentenmanagement und Fachsysteme über vorhandene APIs oder gezielt entwickelte Schnittstellen. So entsteht ein durchgängiger Ablauf, während bewährte Software weiter genutzt werden kann.
Schnittstellen übertragen Informationen ohne erneute Eingabe, während klare Zuständigkeiten und Prüfregeln die Datenqualität sichern. Nutzer:innen sehen den benötigten Status, ohne zwischen mehreren Anwendungen wechseln zu müssen.
Standardsoftware für Workflow- oder Prozessmanagement eignet sich, wenn ein etabliertes Prozessmuster passt. Individuelle Software lohnt sich, wenn besondere Regeln, Rollen, Schnittstellen oder ein geschäftskritischer Ablauf mit einem Standardwerkzeug nicht sauber abgebildet werden können.
Wenn ein Ablauf mehrere Nutzergruppen oder Organisationen umfasst und zu einem gemeinsamen System wird, führt unsere Leistung für Plattform- und Portalentwicklung führt Rollen, Daten und durchgängige Prozesse zusammen.
Verbesserungen messbar machen
Vor der Umsetzung definieren wir die Kennzahlen, die für den Prozess zählen, etwa Durchlaufzeit, Fehlerquote, Statusanfragen oder manuelle Arbeitsschritte. So wird die Wirkung der Prozessdigitalisierung sichtbar.
Digitale Workflows, die im Alltag funktionieren
Durchgängiger Reporting-Prozess
Individuelle ESG-Reporting-Software, die Datenerfassung, Zusammenarbeit und Ausgabe in einem transparenten End-to-End-Prozess zusammenführt.
E-SG.cloud ansehen
Digitale Werkzeugverwaltung
Eine individuelle B2B-Plattform, die digitale Bestandsdaten mit physischen Werkzeugabläufen in Kfz-Werkstätten verbindet.
SEPP.One ansehen
Was Kund:innen häufig wissen möchten.
Besonders geeignet sind Prozesse, die häufig vorkommen, wiederholte Dateneingaben erfordern, viele Übergaben enthalten oder regelmäßig Verzögerungen und Fehler verursachen. Wir bewerten erwartete Zeitersparnis, Transparenz, Datenqualität und Umsetzungskomplexität, um den besten Einstieg zu priorisieren.
In der Regel nicht. Wir prüfen zuerst, ob sich ERP-, CRM-, Dokumentenmanagement- und Fachsysteme verlässlich anbinden lassen. Einen Austausch erwägen wir nur, wenn ein System keine tragfähige Schnittstelle bietet, Sicherheits- oder Datenqualitätsrisiken verursacht oder nicht mehr zuverlässig gewartet werden kann.
Wir beginnen mit einem Workshop und einer Prozessanalyse gemeinsam mit den Menschen, die den Ablauf täglich nutzen. Das Ergebnis sind ein gemeinsames Prozessbild, priorisierte Probleme, Zielkennzahlen und eine klar definierte erste Umsetzungsstufe.
Ohne den Ablauf zu verstehen, lässt sich die Dauer nicht verlässlich einschätzen. Sie hängt vom Umfang des Prozesses, den beteiligten Systemen sowie der Zahl der Rollen und Ausnahmen ab. Nach einer fokussierten Prozessanalyse definieren wir eine überschaubare erste Stufe, die im Arbeitsalltag getestet werden kann.
Entscheidend sind die Komplexität des Ablaufs, Schnittstellen zu bestehenden Systemen, Datenqualität, Berechtigungen, Sicherheitsanforderungen und notwendige Automatisierungen. Wir machen diese Abhängigkeiten vor der Entwicklung transparent und priorisieren den Umfang gemeinsam.
Ja. Ein fokussierter erster Ablauf schafft oft schneller Nutzen und senkt das Umsetzungsrisiko. Wir beginnen mit dem Ablauf, der den größten Nutzen verspricht, sammeln Feedback von den Beteiligten und ergänzen anschließend Ausnahmen, Integrationen und automatisierte Schritte kontrolliert.
Die Menschen, die den Prozess ausführen, bringen ihr Praxiswissen von Anfang an ein. Sie prüfen das Prozessbild, testen frühe Versionen in realistischen Szenarien und geben Rückmeldung für die nächste Stufe. So wird die Lösung leichter nutzbar und wichtige Ausnahmen werden nicht übersehen.
Vor der Umsetzung erfassen wir einen Ausgangswert, definieren einen Zielwert und legen die Verantwortung für die Messung fest. Nach dem Start prüfen wir die Ergebnisse in vereinbarten Abständen und verbinden Betriebsdaten mit dem Feedback der Menschen, die den Prozess nutzen. So zeigt sich, ob die Veränderung im Arbeitsalltag funktioniert und wo die nächste Verbesserung ansetzen sollte.
Lasst uns besprechen, wie wir eure Abläufe vereinfachen, verlässlich digitalisieren und geeignete Schritte gezielt automatisieren.
